Kolaborasi Data dengan Google Drive

Untuk memanfaatkan fitur Google Drive sebenarnya satu paket ketika kita membuat akun surel berbasis Gmail. Jika pernah login ke dalam sistem Gmail, ketika membuka http://drive.google.com akan secara otomatis terkoneksi dan dianggap telah memiliki akun Google Drive. Berikut cara memanfaatkan Google Drive dengan akun yang tersedia.

• Login ke surel Gmail yang telah dibuat tadi. Setelah itu, klik menu Google Apps (kotak kecil tersusun tiga berjajar berukuran kecil). Piih ikon Drive untuk memulai fungsi Google Drive. Cara lain adalah membuka alamat URL http://drive.google.com, kemudian login dengan akun Gmail Anda.

Masuk ke fitur Google Drive

• Untuk mengubah default bahasa yang ditampilkan dalam interface Google Drive, klik menu Setting (ikon berbentuk roda gigi) - pilih Setting - kemudian ubah opsi Language ke pilihan Indonesia.

Mengubah pilihan bahasa

• Kita dapat membuat folder dalam drive, mengunggah file, mengunggah folder beserta isinya, menambah dokumen, spreadsheet, slide, atau lainnya. Untuk mengunggah file, klik link tombol baru - pilih File. Setelah itu, cari dan unggah file yang akan diunggah.

Membuat Folder atau mengunggah dokumen

• Sebagai contoh, digunakan Formulir Google.

  

  File dalam Google Drive

• Agar file yang diunggah dapat diakses dan digunakan oleh pengguna lainnya, klik kanan file tersebut, lalu pilih Bagikan.

Berbagi file dengan pengguna lain

Penjelasan fungsi menu berbagi file ketika file diklik kanan adalah sebagai berikut:

1. Pratinjau, melihat atau me-review dokumen atau file yang dipilih.
2. Buka dengan, membuka file dengan layanan Google, seperti dokumen Ms. Word.
3. Bagikan, membagikan atau share data.
4. Dapatkan link yang dapat dibagikan, memperoleh link file yang telah dibagikan untuk dilihat orang lain.
5. Pindahkan ke, memindahkan letak file ke direktori tertentu.
6. Beri bintang, menandai file yang dipilih.
7. Ganti nama, mengganti nama file yang dipilih.
8. Lihat detail, menampilkan detail informasi tentang file yang dipilih.
9. Buat salinan, membuat duplikat dari file yang dipilih.
10. Hapus, menghapus file yang dipilih.

• Ubah hak akses kepemilikan file yang telah di-share tersebut, bersifat aktif dan dapat diakses publik, aktif untuk daftar user lain setelah didaftarkan terlebih dahulu atau nonaktif. Untuk mengatur hak aksesnya, klik Ubah.

  

  Mengubah hak akses
• Supaya setiap orang dapat mengakses dokumen yang dibagikan meskipun tidak memiliki akun Gmail, pilih opsi Aktif - Publik di Web. Selanjutnya, klik Simpan.

  

  Pengaturan hak akses

• Klik selesai untuk menyimpan hasil konfigurasi dokumen yang telah dibagikan.

  

  Menyimpan hasil pengaturan akses file

• Setiap file yang diunggah tidak langsung dapat dimodifikasi, misalnya file dokumen berektensi .docx. Ketika dibagikan dan diakses harus dibuka melalui web browser sehingga harus dikonversi terlebih dahulu. Klik kanan file dokumen yang akan dikonversi, pilih Buka dengan lalu Google dokumen.

  

  Google dokumen

• Web Browser akan menampilkan dokumen yang akan diedit tersebut pada tab baru. lakukan edit sesuai dengan kebutuhan.

  

  Edit dengan Google Dokumen

• Pada Google Drive akan tercipta file baru dengan metadata Google Dokumen. Meskipun memiliki nama dan ekstensi file yang sama dengan aslinya, tetapi terdapat perbedaan ikon.

  

  Perbedaan file Google dokumen dengan file docx asli

• Ada tips khusus yang dapat mempermudah pekerjaan, yaitu ketika akan membuat dokumen dengan format .docx atau xls, Anda tidak perlu repot membuat dari awal menggunakan software Microsoft Office, tetapi cukup dari Google Drive. Klik kanan di area kosong drive, pilih Google Dokumen atau Google Spreadsheet.